Ettevõtte reisipoliitika, mis kõigile meeldib (+ mall)

Travelstop - ettevõtte reisipoliitika, mis kõigile meeldib (+ mall)

Ükskõik, kas olete väikeettevõtte omanik või juhite MNC-d, saab teie ärireise muuta ettevõtte reisipoliitikaga tõhusamaks ja tulemuslikumaks.

Hästi läbimõeldud ettevõtte reisipoliitika ei aita ainult säilitada korda kogu reisiprotsessi vältel, alates hotellide ja lennupiletite broneerimisest kuni selleni, kuidas töötajad peaksid reisi lõpus oma nõuded esitama. Samuti edendab see reeglite järgimist, säästab ettevõtte raha, parandab reisijate turvalisust ja hoiab ära pettusi.

Sel eesmärgil peavad reisikorraldajad arvestama mitte ainult organisatsiooni, vaid ka töötajate vajadustega.

Reisikorraldaja kontrollnimekiri

Tänapäevaste töötajate jaoks on mugavus ärireisil õnne võti. Värskest uuringust selgus, et näiteks Aasia ärireisijad seavad esmatähtsaks mugavuse ja praktilisuse. USA ärireisijate uuringud andsid sarnaseid järeldusi.

See tähendab, et tänane ärireisija võtab hommikusöögi Rootsi lauas ja äriklassi piletitega tõenäoliselt mugavad asukohad hotellides ja lennuajad.

Kaaludes töötajate reisimisvajadusi ja eelistusi, saate tõenäolisemalt koostada reisipoliitika, mis suurendab vastavuse määra. Vastavus aitab omakorda ettevõttel vähendada sõidukulusid ja veenduda, et töötajad on ärireisidel turvalised.

Ja suurendades reisi ajal mugavust ja ohutust, võite kihla vedada, et teie ärireisijad saavad paremini keskenduda teie ettevõtte esindamisele ja oma reisi eesmärkide saavutamisele.

Ettevõtte reisipoliitika jaoks, mis vastab nii organisatsiooni kui ka töötajate vajadustele, pidage meeles järgmisi aspekte:

Haridus

Üldiselt soovivad töötajad poliitikast kinni pidada. Kui nad seda ei tee, siis sageli sellepärast, et nad ei mõista reegleid selgelt.

Nõuete järgimise parandamiseks peaks teie poliitika pakkuma selget ülevaate teie eesmärkidest ja sellest, kuidas ärireisid aitavad neid saavutada.

Samuti peate koolitama neid, kes jälgivad ettevõtete reisiprotsesse, näiteks administraatori töötajaid, et veenduda, et nad tunnevad teie ettevõtte reisipoliitikat südamest. Koolitage neid ja oma reisijaid ka teie reiside broneerimise tööriistade kasutamisel.

Suhtluse selgus

Määratlege peamised fraasid, nõuded ja reeglid, mis võivad segi ajada. Kui rikkumise eest on ette nähtud karistused, selgitage neid selgelt.

Vähendage ruumi vigadele, muutes hüvitamisprotsessi selgeks, kasutajasõbralikuks ja hõlpsalt navigeeritavaks. Lõpuks veenduge, et poliitikale oleks hõlpsasti juurde pääseda, et töötajad saaksid sellele igal ajal viidata.

Stimuleerige vastavust

Mõelge uuenduslikele viisidele, kuidas muuta poliitika järgimine reisijatele atraktiivsemaks. Näiteks kui töötajad ööbivad hotellis või valivad tunnustatud nimekirjast lennufirma, võib neil lubada hoida lojaalsuspunkte või krediite isiklikuks kasutamiseks.

Tagasiside silmus

Ettevõtte reisipoliitikat tutvustades ja katsetades peate tervitama võimalusi täiustamiseks. Muutke reeglite, nõuete ja protsesside kohta tagasiside andmine töötajatele lihtsaks.

Kui mõistate oma töötajate kogemusi ärireiside ajal, saate parandada kogu nende reisi- ja broneerimiskogemust. See võib tähendada kõrgemat vastavusmäära, suuremat töö- ja reisiga rahulolu ning vähem reisimisega seotud stressi - ilma et oleks vaja lisakulusid. Kõik on õnnelikud.

Hoolduskohustus

Uurige uusi ja kujunemisjärgus tehnoloogiaid, mis võimaldavad teil töötajaid asukohast eemal viibida. Veenduge, et nende kontakt- ja hädaolukorra kontaktandmed oleksid teie reisikorralduse platvormil saadaval.

Võimaluse korral teavitage töötajaid enne reisimist võimalikest ohtudest või ohtudest erinevates piirkondades ning pakkuge asjakohast teavet ressursside ja tuge kohta, millele neil on hädaolukorras juurdepääs.

Olge kursis reisitrendidega, näiteks reisimisega reisimisel. Saage aru tuhandeaastaste töötajate ettevõttesisestest reisieelistustest, kes moodustavad 2025. aastaks 75 protsenti kogu tööjõust.

Ettevõtte reisipoliitika iga-aastane ülevaade võimaldab teil eemaldada ebaoluliseks muutunud või vananenud aspektid. See on ka võimalus poliitikat täpsustada, kui arvestate uute reisitrendidega, näiteks jagamismajanduse tõusuga.

Travelstop - ettevõtte reisipoliitika kontrollnimekirja mall

Ettevõtte reisipoliitika mall

Siin on ülevaade olulistest punktidest, mida ettevõtte reisipoliitikasse kaasata.

Sissejuhatus

See on teie võimalus anda lühike ja sisuline selgitus ettevõtte reisipoliitika eesmärkide kohta (nt säästa raha, tagada reisijate turvalisus, muuta reisi broneerimise ja hüvitamise protsess sujuvamaks).

Siit saate ka selgitada, kuidas ärireisid aitavad ettevõttel eesmärke ja missiooni saavutada. Sel moel annate oma reisijatele teada, kui olulised on nende rollid.

Sisu

Sisukord aitab lugejatel leida ettevõtte reisipoliitika asjakohased jaotised.

Töötajate ohutus

Arvestades ettevõtte hoolsuskohustust, on oluline:

  • Tuletage reisijatele meelde, et nad peaksid enne reisi andma hädaabikontaktid ja esitama üksikasjad oma marsruudi kohta
  • Esitage teavet ettevõtte reisikindlustuse poliisi või selle kohta, kust seda saada
  • Varustage töötajad hädaolukorras kontaktpunktiga
  • Selgitage, milliseid protseduure reisijad peaksid järgima õnnetuse, hädaolukorra või raske haiguse korral

Sõidukulud

Reisikulud sisaldavad transporti, majutust, sööki ja meelelahutust. Meelelahutuskulud võivad koosneda kliendi väljaviimisest õhtusöögile või korvpallimängule.

Tehke selgeks, kas broneerimine on eelistatud pakkujate nimekirjast kohustuslik või peaksid töötajad võimaluse korral leidma madalaima hinnaga valiku.

Erinevad kulud saab hõlpsamaks tutvustamiseks jagada erinevatesse kategooriatesse:

  • Transport: õhu- ja maismaatransport
  • Majutus
  • Söögikorrad
  • Mobiiltelefon ja internet
  • Meelelahutus
  • Meditsiiniline
  • Kulud, mida ei hüvitata (lisage näiteid, näiteks tualett-tarbed)

🛩 Lennureisid

See jaotis peaks vastama järgmistele küsimustele:

  • Kas teil on eelistatud veebisait või veebipõhine broneerimisriist?
  • Millal tuleb lennupiletid enne reisi osta?
  • Kas kõik lennupiletid peaksid olema turistiklassi või on olukordi, kus äriklassi broneerimine on võimalus?
  • Kas töötajad saavad kasutada lendlehe soodustusi?

Maismaaveod (isiklik auto, rendiauto, raudtee, kabiin, sõidujagamine)

  • Kas on eelistatud transpordiliik? Tehke selgeks, kui palju paindlikkust töötajad oma transpordi valimisel saavad.
  • Kas on maksimaalne päevaraha määr?
  • Kui töötajad sõidavad isikliku autoga või rendivad seda, kas bensiini kulud on hüvitatavad?
  • Aga parkimistasud ja teemaksud?

Majutus

  • Kas töötajad peaksid alati broneerima eelistatud müüjate nimekirjast? Kui jah, siis mis juhtuks, kui eelistatud müüja on täielikult broneeritud?
  • Millised hotellitubade tüübid on vastuvõetavad?
  • Kas on maksimaalne eelarve öö kohta?
  • Kui töötajad otsustavad oma broneeringut pikendada ja / või kui mõni pereliige reisib koos nendega, siis mis on hüvitatav ja mis mitte?
  • Kas majutus peab asuma peamisest reisipiirkonnast, näiteks näitusekeskusest, teatud kaugusel?
  • Kas reisijatel on võimalik broneerida mõni majutus, kui nad jäävad etteantud eelarve piiresse?
  • Kas reisijad saavad selle asemel valida Airbnb?

Söögid

  • Kas ettevõte hüvitab hommiku-, lõuna- ja õhtusöögi?

Mobiiltelefon ja Internet

  • Kas mobiiltelefoni tasusid saab taotleda?
  • Kas reisijad peaksid ostma kohalikud SIM-kaardid või taskuühendusega WiFi-ühenduse?

Meelelahutuskulud

Märkige, mida peetakse mõistlikuks meelelahutuskuluks.
Täpsustage, millised meelelahutuskulud vajavad eelnevat kinnitamist ja millised mitte.

Ravikulud

Kas arsti visiiti saab taotleda kviitungi abil?

Kulud, mida ei hüvitata

  • Tuvastage esemed, mida ei saa hüvitada, näiteks tualett-tarbed.
  • Selgitage olukordi, kui kehtivad erandid. Näiteks kui lennufirma kaotab reisija pagasi, peab ta ostma mõned hügieenitarbed ja riided.

Aruandluse ja hüvitamise kord

Siin saate töötajatele pakkuda vajalikku teavet, et taotleda nende reisikulude hüvitamist. Siin on mõned punktid, mida lisada:

  • Tuletage reisijatele meelde, et nad peavad täitma kuluaruande
  • Olge selge, millist teavet nad vajavad - nt. kviitungid, müüjate nimed, reisi eesmärk
  • Hüvitamistaotluste esitamise tähtajad
  • Andke töötajatele teada, kui kaua kulub kontode nõuete kinnitamiseks (ja keelamiseks)
    Veel parem, kui kasutate kviitungite digiteerimiseks ja hüvitamistaotluste automatiseerimiseks rakendust või platvormi, siis selgitage seda protsessi ekraanipiltide või video abil

Muud

Selgitage, kuidas töötajad saavad poliitika kohta tagasisidet anda. Esitage mittevastavuse tagajärjed, kui neid on.

Tehke kindlaks hea reisikorraldusplatvorm, mis võimaldab teil sujuvamaks muuta ettevõtte reisiprotseduure ja rakendada automaatselt teie reisipoliitika aspekte. Teie reisikorralduse tööriista sisseehitatud reisipoliitikaga ei pea töötajad reisi broneerimise otsuste tegemisel enam end arvama.

Reisikorraldusplatvormi abil saate ka reisijate turvalisuse maksimeerimiseks koondada kogu olulise teabe ärireisijate kohta (näiteks nende reisiplaan, kontaktandmed ja hädaabikontaktid). Pettusega seotud kulude aruandluse oht minimeeritakse sisseehitatud kulude aruandlusega ja süsteemi erinevate kulukategooriate konfigureerimisega, eemaldades protsessis kõik ebamäärasused.

Travelstop - ettevõtte reisipoliitika kontrollnimekirja mall

Alustage oma ettevõtte reisipoliitika koostamist

Kui teil pole veel ettevõtte reisipoliitikat või kui te pole seda mõnda aega värskendanud, on aeg seda teha. Kasutage seda malli lähtepunktina. Pidage meeles, et tehke oma poliitika selgeks, arusaadavaks, visuaalseks ja arusaadavaks. Teie ärireisid on selle jaoks paremad.

Algselt avaldati ajaveeb.travelstop.com 18. veebruaril 2019.